Success story Town hall in Spain

Identified needs

Like most organisations, the council operates with isolated departments where the information handled by each department is not shared freely, and they end up becoming islands of information that are only used by the department in question, leading to the proliferation of uncontrolled data exchange and the establishment of alternative ways of sharing information.

Furthermore, in the council in question, all responsibility falls on the IT department, which lacks functional knowledge of the data and therefore knowledge of how to organise and democratise it across the entire administration.

Los principales problemas que el ayuntamiento presenta son:

• Falta de cultura en la gestión del dato y en la gestión de accesos.
• Problemas para la identificación del origen en datos erróneos.
• Acceso al dato gestionado por IT sin un procedimiento de demanda de datos definido.
• Existencia de gran cantidad de repositorios de datos descentralizados y heterogéneos.

Use case

El caso de uso implementado pone a disposición del ayuntamiento un verdadero Data Marketplace que engloba y centraliza la visión, hasta ahora aislada, de todos los departamentos. Para ello, se realizaron las siguientes acciones:

•  Recopilación de las diferentes fuentes de información y sus orígenes. Las herramientas son capaces de conectarse y transformar la visión dispersa y desagregada de los departamentos en un modelo central que satisfaga las distintas necesidades de consumo de información por parte de los usuarios del ayuntamiento.
•  Localización de información sensible, demostrando las capacidades de búsqueda semántica y avanzada del Data Marketplace de Anjana Data. Capacidad para marcar estructuras de datos, que provocan, a su vez, la ejecución de políticas que permitan la normalización de los datos.
•    Declaración del linaje de las fuentes de datos, desde su nacimiento hasta su consumo por los usuarios del ayuntamiento.
•  Demostración de lo que es la construcción de un Data Marketplace end-to-end, pasando por la exposición de los datos a través de DSAs (Data Sharing Agreements), y continuando por el proceso de búsqueda y compra de los datos a través del carrito de la compra. Todo ello para finalmente firmar contratos y obtener el acceso a los mismos, sin necesidad de acudir a sistemas de terceros.
•  Adaptar Anjana Data a la visión actual que los usuarios del ayuntamiento tienen de sus sistemas, haciendo que sea una plataforma amigable y conocida por los usuarios en cuestión.

Objectives set

El caso de uso seleccionado y desarrollado en Anjana Data tiene como objetivo poner a disposición del ayuntamiento una plataforma que permita:

• La autogestión en la petición de acceso a datos de una forma gobernada por parte de los usuarios del ayuntamiento.
• La eliminación de los cuellos de botella generados por la carga excesiva en el departamento de IT. Todo ello con el objetivo de que los usuarios de negocio tengan un mayor control sobre la información.
•  La incorporación de un Data Marketplace como mejor forma de instaurar una gestión de los accesos autónoma y gobernada por parte de todos los usuarios.
•  La simplificación de la complejidad tecnológica, ya que actualmente cuenta con un stack tecnológico complejo, lo que hace que tengan que convivir distintas tecnologías, que complican su gestión y que hacen muy difícil que una sola persona pueda entender los flujos y el end-to-end de los datos, teniendo que contar con expertise variado en varias tecnologías.

Functional and technical architecture

Benefits obtained

Una vez finalizado el caso de uso y tras un breve periodo de funcionamiento se observan los siguientes beneficios:

•  Contar con un Data Marketplace gobernado con autogestión de accesos, gracias a las capacidades conjuntas de Anjana Data y Denodo. Ya no hace falta hablar con IT, ya que los mismos usuarios se autogestionan sus necesidades de datos.
• Tener una visión única de todos los datos presentes y expuestos en el ayuntamiento de forma ordenada para su consumo. Denodo aporta una visión única de todos los repositorios de datos, pero a su vez, al exponerla en el Data Marketplace de Anjana, ya no hace falta entrar en Denodo a buscar datos, sino que con una visión de negocio, Anjana Data aporta esa ventanilla única donde cualquier rol del ayuntamiento puede buscar con su lenguaje cualquier dato.
•  Acercar los datos del ayuntamiento a todo tipo de perfiles, no solo técnicos o de IT. No todo el mundo tiene acceso a todas las bases de datos del ayuntamiento para saber que se almacena. Sin embargo, con un catálogo central, todos los usuarios pueden conocer la información de una forma mucho más cercana y menos técnica.
•  Contar con flujos de trabajo automatizados para cualquier tipo de activo dentro del Data Marketplace. Todo lo que ocurre en el Data Marketplace sucede de forma ordenada y gobernada. Es decir, somos capaces de construir flujos que mapean en los procedimientos que el ayuntamiento tiene actualmente, o sobre los nuevos procedimientos que se generen por la iniciativa.
•  Poder incorporar una capa semántica agnóstica a los activos técnicos (terminología de negocio, métricas, KPIs, etc) que ayude a los usuarios de negocio a encontrar lo que necesitan.

Challenges overcome

Los retos superados han sido tanto tecnológicos como funcionales. A continuación exponemos algunos de los más destacados:

• Creación de un entorno común para un despliegue coordinado de Anjana Data y Denodo sobre una arquitectura ya existente con gran complejidad tecnológica.
• Se han desarrollado piezas al efecto para cubrir al 100% las necesidades planteadas en el caso de uso.
• Poca madurez en el Gobierno del Dato del ayuntamiento, rompiendo las barreras de lo que significa contar con una capa semántica sobre los activos técnicos y demostrando en la ejecución de los supuestos el valor que ello conlleva.