Success story University of Barcelona
Identified needs
The University of Barcelona, hereinafter UB, needs to make available to the university community and UB group the different data sets generated by the university itself in its daily operations.
Given this situation, there is a clear need for a data management platform that allows data to be transformed into knowledge for strategic decision-making and for carrying out various analyses or digital transformation projects, within a framework of data democratisation.
The platform must cover the different aspects related to the data life cycle, data access and compliance with current security regulations, adapting appropriately to the UB, its specific characteristics and the continuous functional, legislative and technological changes that may arise at the UB.
Además, la plataforma debe garantizar:
• Una experiencia de usuario atractiva, intuitiva y amigable, de forma que cualquier usuario esté cómodo utilizando la plataforma.
• Interoperabilidad, compartiendo e intercambiando datos interconectando distintos tipos de sistemas a través de conectores y el uso de estándares siguiendo el principio API-first.
• Escalabilidad horizontal a medida que aumenta el volumen de datos, junto con las necesidades de procesamiento y respuesta, manteniendo el rendimiento estable a lo largo del tiempo, gracias a una arquitectura orientada a microservicios.
• Adaptabilidad para ajustarse a las necesidades y realidad de UB a lo largo del tiempo permitiendo cualquier cambio en la parametrización inicial.
• Automatización de la mayoría de los procesos (tanto funcionales como técnicos) para reducir la carga de trabajo y las tareas manuales de los usuarios.
Anjana Data es la plataforma que está dando soporte al proceso, como servicio en modalidad SaaS (Software as a Service), en una infraestructura gestionada por Anjana Data. La plataforma se apoya en la metodología del marco de referencia de DAMA Internacional, que incluye las mejores prácticas y estándares del mercado, estableciendo así los pilares para una correcta gestión de los datos.
Use case
El primer caso de uso, llamado “Académico-Docente”, tiene como objetivo gobernar los activos de datos relacionados con el alumnado y las materias que cursan.
Las funcionalidades que cubre el perímetro de datos definido para el caso de uso son:
• Configuración del modelo de gobierno y workflows, para operativizar la estrategia y el modelo de gestión definidos por la UB: roles, dominios de datos, taxonomías, workflows de aprobación, permisos, etc.
- Data catalogue centralizado de metadatos que permite poner a disposición de la comunidad UB toda la información que define las actividades de la UB.
• Business glossary para poner a disposición de la comunidad UB los indicadores consensuados que definen las actividades de la UB.
• Acceso a datos, para facilitar el intercambio de información gobernada y de calidad entre productores y consumidores en un entorno controlado. Simplifica los procesos de compartición de información entre distintos usuarios.
• Contratos de datos mediante los cuales se facilita de forma automatizada el acceso controlado a los datos y su compartición entre proveedores y consumidores, mediante la firma de un contrato en el que el usuario se compromete a cumplir unos términos y condiciones.
Objectives set
El caso de uso seleccionado y desarrollado en Anjana Data tiene como objetivo poner a disposición de UB una plataforma que permita:
➤ Operativizar el programa de gobierno que se alinea con los objetivos de negocio y resuelve los requerimientos más relevantes de gestión y analítica de datos.0
➤ Implementar la estructura de equipo de gobierno adecuada a los datos y analíticas a gobernar, con roles y responsabilidades claramente definidos.
➤ Implementar los procedimientos definidos para hacer cumplir el protocolo, políticas de gobierno e impulso de adopción de las iniciativas de gobierno.
➤ Garantizar la democratización y federación de los datos en la UB.
➤ Trazar el ciclo de vida de datos gobernado con la plataforma Anjana Data, permitiendo obtener métricas e indicadores para las siguientes iteraciones y casos de uso sobre los modelos de gobierno y metamodelo planteados.
➤ Gestionar de forma rápida y segura los diferentes aspectos relacionados con la provisión de datos y la información de éstos a los diferentes elementos autorizados de la UB, para solicitarlos y poder acceder a los mismos con las condiciones de calidad establecidas por la UB.
Functional and technical architecture
Las principales características de la arquitectura son:
• Servicio SaaS (Software as a Service) en cloud privada con implantación de uso exclusivo por parte de la UB y con cumplimiento de la Ley Orgánica y del Reglamento Europeo de Protección de Datos.
• La plataforma de datos a la que se tiene acceso está compuesta de un DWH en Oracle Cloud con varios modelos en estrella.
• Plugin Oracle para autenticación, sampleo de datos, importación automática de metadatos, y gobierno activo (gestión de identidades y gestión de estructuras desde Anjana en Oracle Cloud).
• Gestor de identidades SSO con OAuth2 para autenticación: La autorización se delega en Anjana y se gestiona como grupos LDAP sobre la Cloud de Oracle gracias al plugin.
• Personalización del DNS mediante reescritura.
• Informes en Power BI donde se realizan copias parciales de datos y recepción de datos modelados y transformados. Existencia de reports privados o sensibles.
Benefits obtained
Una vez conseguidos los objetivos planteados en la plataforma Anjana Data, se obtienen beneficios tales como:
• Centralizar la definición y ejecución ágil de políticas y procedimientos de acceso a datos.
• Establecer el gobierno sobre procesos de negocio críticos, es decir, sobre los datos que apoyan procesos, decisiones o resultados críticos para asegurar que el programa esté estrechamente relacionado con la mejora de los resultados.
• Disponer de una visión única de toda la información de forma ordenada para su tratamiento y consumo.
• Comunicar sistemas de la UB de forma que se permita intercambiar información de una manera gobernada.
• Adaptar el gobierno a las características de los datos, segmentándolos por volumen, uso, valor, etc. y dedicando más esfuerzo a los datos más relevantes.
• Adoptar una visión enfocada al negocio, valorando los beneficios potenciales a obtener en las diferentes líneas de negocio, mejorando la satisfacción del usuario por la calidad de los datos, estableciendo relaciones causa/efecto entre los resultados y calidad de datos.
• Distinguir entre responsabilidades tácticas y estratégicas, asignando responsabilidades estratégicas a propietarios de datos senior y responsabilidades tácticas a expertos de nivel medio.
• Disponer de un gobierno proactivo y preventivo mediante funcionalidades que permiten monitorizar con grafos las relaciones de todas las entidades disponibles para realizar una gestión de impactos ante cambios de estructura, de forma que sea posible ver y analizar cómo fluyen y se comportan los datos entre los diferentes tipos de entidades y las transformaciones que experimentan.
• Tener controlados los accesos a datos a través de un Data Marketplace. Mediante la firma de contratos de datos es posible adherirse a entidades y ejecutar flujos de acceso a la información subyacente como si fuera un “carrito de la compra”.
• Definir el framework de gobierno de datos, trasladando las decisiones y modelos originados desde los Órganos de Gobierno de la UB a realidades operativas respecto al gobierno de datos.
Challenges overcome
Se han superado retos, tanto tecnológicos como estratégicos. Algunos de los más importantes son:
• Falta de recursos para gobernar efectivamente los activos de datos y analíticas de la organización.
• Resistencia de los directivos por falta de claridad sobre las ventajas del gobierno de datos, generando una “cultura del dato”. Anjana Data ha servido para traccionar sobre la UB las iniciativas de gobierno definidas, siendo considerada una pieza clave y amigable por las unidades de negocio para entender mejor la información que utiliza la organización. Se han alineado y relacionado conceptos técnicos y de negocio, buscando un lenguaje común para todos.
• Propiedad identificada de los datos y rendición de cuentas en relación a las decisiones con los datos.
• Implantación del framework de gobierno de datos, donde se han inventariado dimensiones, hechos e indicadores que se utilizan en el primer caso de uso, estableciendo las normas básicas y la manera de funcionar para empezar a gobernar la información.
• Personalización de los requerimientos funcionales, organizativos, tecnológicos y puesta en explotación del servicio prestado respecto a las demandas de la UB.
• Implantación tecnológica: tareas de conectividad e integración con los sistemas, adaptándose a las políticas y requerimientos de seguridad de la UB, incluyendo todas las configuraciones necesarias para que la plataforma desarrolle todas sus funcionalidades conectada a los distintos elementos de la solución.
• Implantación de plataforma con capacidades multi idioma, permitiendo su uso simultaneando en diferentes idiomas (catalán, castellano e inglés).